Пульт для небольших команд: работа во время коронавируса

община -• 12 марта 2020 года

Коронавирус заставляет технологические кадры США стать удаленными первыми за неделю. Послание понятно: коронавирус здесь, чтобы остаться, а в США будет только хуже. Снижение распространения заболеваний за счет ограничения использования общих помещений (например, офисов и классных комнат) является важнейшей мерой, которая может помочь сгладить кривую коронавируса и обеспечить, чтобы наши медицинские системы не перегружались. В результате учреждения и организации закрывают свои двери в пользу удаленных студентов и рабочих. Но для небольших стартапов, которые могут не иметь опыта удаленной работы, стать удаленными первыми за такой короткий промежуток времени будет непросто.

Textile с самого начала была компанией, работающей только на расстоянии, и у нас было время поэкспериментировать с различными инструментами и процессами, чтобы сделать удаленную компанию работоспособной. Сегодня, для всех тех небольших компаний, которые становятся удаленными в первую очередь за ночь, я хотел поделиться некоторыми инструментами, которые мы используем, ресурсами, которые мы используем, и практиками, которые мы используем. Надеюсь, что эта информация поможет вам добиться успеха и, возможно, даже стать более сильной компанией.

Держите вашу команду на связи

Для команд, которые обычно работали вместе в общем пространстве, переход на удаленную работу оставит у них поначалу ощущение, что они сильно разъединены. Вы удивитесь, если узнаете, как много небольших взаимодействий происходит при личной встрече, что может держать людей в гармонии с настроением, потребностями и заботами их товарищей по команде. Когда вы становитесь удаленным, подумайте о создании новых каналов и ритуалов, которые помогут наполнить каждого человека нуждами, которыми он может поделиться, и услышать друг друга.

  1. Используй командный чат. SlackРазногласия и Keybase - это всего лишь несколько вариантов. Скорее всего, вы уже используете один из них, но на ранних стадиях удаленного доступа вам очень понадобится этот инструмент. Некоторые удаленные команды растут в прошлом, используя каналы постоянного чата, что интересно, но, возможно, не первый шаг для команды, которая только что была брошена в удаленном режиме.
  2. Создайте канал #workhours в вашем командном чате. Здесь ваша команда может делиться информацией о приходах и уходах, например, "направляется на кофе" или "просто возвращается с выгула собаки". Может показаться, что это спам, но это помогает держать людей в человеческих руках. Он не будет масштабироваться с большими командами, так что вам нужно будет поэкспериментировать с разделением на несколько каналов по мере роста. Его можно использовать в сочетании с такими функциями, как SlackСтатус.
  3. Измерь настроение своей команды. Мы используем наш автоматизированный командный стендап (см. ниже) как место, чтобы время от времени проверять общие чувства и самочувствие нашей команды. Каждые несколько дней мы смешиваем вопросы типа: "Вы сегодня делаете что-нибудь для своего здоровья?" или "Какое у вас сегодня настроение?". Первый помогает напомнить людям, что делать что-то для их здоровья поощряется. Последнее - в форме множественного выбора, и дает людям безопасный и простой способ сигнализировать о том, что у них все отлично, или, может быть, сегодня им просто нужно сосредоточиться на работе и не перебиваться слишком сильно.
  4. Чрезмерный перерыв в общении. В удаленной компании легко пропустить, когда люди уезжают. Менеджеры и товарищи по команде могут испытывать на себе влияние тайм-аута, поэтому важно, чтобы это было очевидно, когда это произойдет. У нас очень открытая политика в отношении тайм-аутаTextile. Поэтому каждый человек вводит свой предстоящий отгул в общий календарь. Далее, у нас есть программа, которая работает каждую пятницу, которая читает любой тайм-офф на предстоящей неделе и объявляет их на командном канале.
  5. Сначала помогите вашей команде общаться. Не дайте им заткнуться. С этой новой установкой произойдет много изменений, поэтому очень важно, чтобы у вас была вся необходимая информация, чтобы быстро учиться и адаптироваться.

Поддерживать динамику компании

Никто из нас не видел такого события раньше, так что все будет странно. Тем не менее, очень важно, чтобы вы сохранили динамику вашей компании, создавая бизнес, защищая рабочие места и уменьшая беспокойство в вашей команде.

  1. Автоматизируй свой стенд. Для небольших команд автоматизированный стенд может помочь людям рассказать о своих краткосрочных планах и достижениях. Мы используем Standuply уже год, и это хорошо работает. Два стандартных вопроса каждый вторник-пятница: "Что вы делали вчера?" и "Что вы планируете делать сегодня?". Цель этого стендап-апа - держать информацию в движении между членами команды. Мы не используем ее для того, чтобы записывать или делиться критическими решениями или задавать вопросы, а просто для того, чтобы дать краткий обзор того, на чем мы сосредоточены.
  2. Еженедельные встречи команды. У нас два раза в неделю проводятся спринтеры, поэтому каждый второй понедельник у нас начинается спринтерская встреча. В промежутке между понедельниками мы используем то же время, чтобы наверстать упущенное. Эти звонки - место, где мы все обсуждаем новую информацию или большие изменения в планировании. Вы можете сделать больше звонков, но мы обнаружили, что одного в неделю было более чем достаточно для планирования и как раз для того, чтобы получить очное время в нашей команде. Вот некоторые инструменты, которые помогут вам масштабировать встречи вашей команды: Zoom: очень полезно использовать видео для звонков в удаленных командах, и мы нашли Zoom лучшим. Там: вы, вероятно, не столкнетесь с этим, если ваша команда только что перейдет на удаленную работу, но в случае, если вы это сделаете, осведомленность о часовом поясе может иметь большое значение.
  3. Приведи в порядок свою дорожную карту. В удаленной команде люди должны быть более самодостаточными. Четкая дорожная карта всегда помогает, так как люди могут увидеть наиболее важную работу, которую нужно выполнить, а затем найти способы внести свой вклад. Мы время от времени ускользаем от дорожной карты, но каждый раз, когда мы возвращаем ее в порядок, она очень освежает и мотивирует.

Мобилизовать информацию

Эффективный обмен информацией в любой компании - это тяжело, а теперь, когда вы перешли на удаленную работу, это будет еще сложнее. Никаких обедов в команде, никакой болтовни в ожидании кофе, никакого физического привлечения людей на встречу. Эти небольшие изменения складываются воедино, поэтому вам нужно будет разработать новые процессы, которые помогут перемещать информацию по компании. Доступ к информации поможет лицам, принимающим решения, принимать более взвешенные решения.

  1. Командные информационные бюллетени. Каждый руководитель команды может резюмировать планирование, видение и критические изменения во внутреннем бюллетене, выходящем раз в две недели. Формат бюллетеня идеально подходит, так как он будет распространяться на очень большое количество команд, так как отдельные лица могут отказаться от подписки на отдельные командные информационные бюллетени, которые они не считают важными для своей работы.
  2. Открытое отслеживание проекта. Убедитесь, что кто-нибудь из вашей команды сможет найти и просмотреть сроки и запланированную работу, чтобы быть более эффективным участником.
  3. Записки о встречах и служебные записки команды могут помочь обеспечить получение информации. Zoom имеет встроенные инструменты для создания записей заседаний. Их облачный просмотрщик позволяет просматривать эти видео в 3 раза. Это может быть отличным способом не заставлять всех участвовать в видеозвонке, в то же время делая резюме доступным для других. Другие инструменты, которые вы можете найти полезными, включают в себя: Dropbox Paper, Otter.ai, Anytype, Nuclino, Slite, Roam Research, GitHub Wikis.
  4. Создайте руководство по взаимодействию в команде (вот наши). Получение информации может быть обоюдоострым мечом, так как это может оставить некоторых членов команды чувствовать себя перегруженными. Убедитесь, что ваша команда знает лучшие практики и этикет использования чата в качестве основного инструмента сотрудничества. Одним из моих любимых, например, является правило "Нет приветствия". Вот еще несколько ресурсов, которые помогут вам начать работу: Slack Удаленные Советы, Установка статуса с вашим календарем и Удаленные Советы NoHQ.
  5. Еще одна вещь, которую ваша команда должна знать, когда не использовать чат. Существует множество сценариев, когда чат вашей команды просто не является подходящим каналом связи. Например, оставлять сообщения для людей, которые в данный момент не работают, часто может быть более проблематично, чем просто отправлять им сообщения по электронной почте. Один из самых важных моментов, который мы узнали, это то, что всякий раз, когда разногласия начинают обостряться, очень важно перейти от чата к голосовому общению. Многие аспекты общения, такие как эмоции, сарказм и акцент, могут теряться в чате и затруднять разрешение разногласий из-за неверно истолкованных намерений. Создайте правило для перехода к голосовому или видеосвязи на ранней стадии в таких ситуациях, это очень поможет.

Учитесь у лучших

Прежде всего, помните, что многие люди делали это и раньше, и многие из них были довольно открыты в обмене информацией о том, что работает, а что нет в удаленных компаниях. Вот еще несколько ресурсов, которые помогут вам начать работу.

Наконец, если захочешь выбрать мой мозг, не стесняйся позвонить.

Здорово! Вы успешно подписались.
Здорово! Далее, полная проверка для полного доступа.
С возвращением! Вы успешно зарегистрировались.
Успех! Ваш аккаунт полностью активирован, теперь у Вас есть доступ ко всему контенту.